Rekisteriseloste

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä, Y-tunnus ja yhteystiedot

Asiakirjojen säilytys: Railontie 12 93100 Pudasjärvi

2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa ja yhteystiedot

Katri Virtanen, Railontie 12, 93100 Pudasjärvi; katri@fysiokv.fi; www.katri.fysiokv.fi

3. Rekisterin nimi

FysioKV Katri Virtanen, Potilas- ja asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Potilas- ja asiakastietorekisterin ensisijainen tarkoitus on asiakassuhdetietojen, hoitokirjausten ja -palautteiden kirjaaminen ja arkistointi. Rekisteriä voidaan käyttää myös tutkimukseen, tilastointiin ja suoramarkkinointiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen ja arkaluonteisten tietojen käsittely perustuu yrityksen toimialaan (Henkilötietolain 12 § 1 mom 10) kohta).

Potilasrekisterin tarkoituksena on

• potilaan tutkimuksen ja hoidon suunnittelu, toteutus, seuranta ja laadunvalvonta sekä asiakassuhteen ylläpito ja seuranta
• potilaan etuuksien ja velvoitteiden varmistaminen ja dokumentaatio esim. vakuutukset ja Kelan etuudet
• terveydenhuollon palveluiden tuottaminen ja niistä raportointi yrityksille ja yhteisöille, asiakassuhteen ylläpito ja seuranta
• terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittäminen
• potilaan hoidon ja tutkimusten laskutus ja perintä
• rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi ja muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät
• potilaiden informoiminen ja muistuttaminen FysioKV:n palveluista

Potilaiden yhteystietoja voidaan käyttää myös asiakaspalautteen hankkimiseen ja asiakastyytyväisyyden selvittämiseen, tutkimukseen ja suoramarkkinointiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

• Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 4 luku
• Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artiklan 1.c) kohta ja 9 artiklan 2.h) kohta (terveystietojen käsittely)
• Tietosuojalaki (1050/2018) 29 § (henkilötunnuksen käsittely)

Potilaslain mukaan FysioKV:llä on lakisääteinen velvollisuus potilasasiakirjojen laatimiseen: Terveydenhuollon ammattihenkilön tulee merkitä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Potilasasiakirjojen laatimisesta ja käyttötarkoituksen perusteella määräytyvistä säilytysajoista säädetään tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella.

Potilas- ja asiakasrekisteristä vastaa rekisterinpitäjä, jolla on henkilötietolain mukainen salassapitovelvollisuus.

5. Rekisterin tietosisältö

Potilas- ja asiakasrekisteriin kerätään asiakassuhdetietojen, hoitokirjausten ja -palautteiden kirjauksia terapian toteutusta ja arkistointia varten. Säilytettävä materiaali on luottamuksellista.

Rekisteri koostuu seuraavista osarekistereistä: FysioKV:n manuaaliset, arkistoidut potilas- ja asiakastiedot, ostopalvelujen rekisterit, laskutus- ja reskontrarekisteri.

Perustiedot

• asiakkaan nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot
• asiakkaan nimeämä lähiomainen ja yhteystiedot
• alaikäisen asiakkaan huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
• tietojen luovuttamista koskevat potilaan suostumukset ja/tai kiellot

Ajanvaraustiedot

• potilas, pvm. kellonaika, mihin toimipisteeseen, mahdolliset asiakkaan ilmoittamat lisätiedot, ajan varaaja ja varaamispäivä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

6.1. Palvelun tilaajalta saadut, esim. lääkärilähetteen tiedot

6.2. Asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamat tiedot

6.3. Asiakkaan suostumuksella toiselta terveydenhuollon toimintayksiköltä hankitut tiedot

6.4. Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tiedon säilytysaika

Tietoja luovutetaan pyydettäessä asiakkaalle, jolla on julkisuuslain 11§ mukaisesti oikeus häntä koskeviin asiakirjoihin poikkeuksena asiakirjat, joista tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeää yksityistä etua. Henkilöllä on oikeus saada informaatiota siitä, mihin hänen tietojaan käytetään EU tietosuoja-asetus (EU 2016/679:n 15. artikla)

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakasrekisteriä ei säilytetä tai luovuteta EU/ETA alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan tietosuojavaltuutetulle/ valvontaviranomaisille ja niille asiakkaille, joita tietovuoto koskee voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti 72h kuluessa häiriötilanteen huomaamisesta.

Manuaalinen aineisto

Rekisterin paperilla oleva materiaali säilytetään lukollisessa kaapissa Railontie 12:ssa. Rekisterin käyttöoikeus ja avaimet kaappiin on rekisterin ylläpitäjällä.

Sähköinen aineisto

Ei ole vielä käytössä sähköistä asiakasrekisteriä, mutta kun se on ajankohtainen, niin sitä käyttää rekisterin ylläpitäjä ja tietoja voidaan liittää esim. Kantaan asiakkaan luvalla.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. (EU 2016/679:n 15. artikla).

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia asiakasrekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista. (EU 2016/679:n 16. ja 17. artikla).

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamisesta sekä tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle www.tietosuoja.fi (EU 2016/679:n 77. artikla).  Valitus osoitetaan:

• Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
• tai https://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/tarkastuspyyntojakorjaamisvaatimus.html

13. Potilasasiamies

FysioKV:lla on potilasasiamies, joka antaa tietoa potilaalle tämän oikeuksista ja toimii potilaan oikeuksien edistämiseksi. Potilasasiamiehen tehtävänä on

• neuvoa potilaita potilaan asemaan ja oikeuksiin liittyvissä asioissa
• avustaa potilasta muistutusten ja potilasvahinkoilmoitusten tekemisessä sekä mahdollisten kurinpito- ja oikeustoimien vireille panemisessa
• tiedottaa potilaan oikeuksista sekä toimia muutenkin potilaan oikeuksien edistämiseksi ja toteuttamiseksi